ﾏｲナンバー制度について
ﾏｲナンバーの取り扱いマニュアル Ｎｏ26
マイナンバーの取扱マニュアル
特定個人情報取扱規程
○○○
第１章 総則
第１条（目的）
本規程は、 ○○○ （以下「会社」という）における個人番号及び特定個人情報（以下、「特定個人情報等」という。）の適正な取扱いの確保に関し必要な事項を定める。
第２条（定義）
本規程において、各用語の定義は次の通りとする。
� 仝朕余霾�
個人情報とは、個人情報保護法2条1項に定義されている生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの（他の情報と容易に照合することができ、それにより特定の個人を識別することができることとなるものを含む。）をいう。
�◆仝朕揚峭�
住民票コードを変換して得られる番号であって、当該住民票コードが記載された住民票に係る者を識別するために指定されるもの（個人番号に対応し、当該個人番号に代わって用いられる番号、記号その他の符号であって、住民票コード以外のものを含む。以下同じ。）をいう。
�� 特定個人情報
個人番号をその内容に含む個人情報をいう。
�ぁ仝朕余霾鵐如璽織戞璽硬�
個人情報を含む情報の集合体であって、特定の個人情報について電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもののほか、特定の個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したものとして個人情報保護法施行令で定めのものをいう。
�ァ仝朕余霾鵐侫．ぅ�
個人情報データベース等であって、行政機関及び独立行政法人等以外の者が保有するものをいう。
�Α‘団蠍朕余霾鵐侫．ぅ�
個人番号をその内容に含む個人情報ファイルをいう。
�А仝朕揚峭耆�用事務
行政機関、地方公共団体、独立行政法人等その他の行政事務を処理する者が、その保有する特定個人情報ファイルにおいて個人情報を効率的に検索し、及び管理するために必要な限度で個人番号を利用して処理する事務をいう。
�─仝朕揚峭羇愀源�務
個人番号利用事務に関して行われる他人の個人番号を必要な限度で利用して行う事務をいう。
�� 個人番号利用事務実施者
個人番号利用事務を処理する者及び個人番号利用事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
�� 個人番号関係事務実施者
個人番号関係事務を処理する者及び個人番号関係事務の全部又は一部の委託を受けた者をいう。
�� 個人情報取扱事業者
個人情報データベース等を事業の用に供している者（国の機関、地方公共団体、独立行政法人及び地方独立行政法人を除く。）であって、個人情報データベース等を構成する個人情報によって識別される特定の個人の数（個人情報保護法施行令で定める者を除く。）の合計が過去６か月以内のいずれの日においても5,000を超えないもの以外の者をいう。
�� 個人情報取扱事業者でない個人番号取扱事業者
特定個人情報ファイルを事業の用に供している個人番号関係事務実施者又は個人番号利用事務実施者であって、国の機関、地方公共団体の機関、独立行政法人等及び地方独立行政法人以外のものから個人情報取扱事業者を除いた者をいう。
�� 従業者
直接間接的に会社の指揮監督を受けて、会社の業務に従事している者をいう。
�� 特定個人情報の取扱い
特定個人情報の取得、安全管理措置、保管、利用、提供、委託、及び廃棄・消去をいう。
第３条（適用）
本規程は従業者に適用する。
２．本規程は、会社が取り扱う特定個人情報等を対象とする。
第４条（特定個人情報基本方針）
会社における特定個人情報等の適正な取扱いを確保するため、次の事項を含む特定個人情報等の適正な取扱いに関する基本方針（以下、「基本方針」という。）を定める。
� ‘団蠍朕余霾鵑亡悗垢詼［瓩鮟綣蕕垢襪箸箸發法�会社の事業内容に照らし特定個人情報を適切に取り扱う旨の宣言文
�◆‘団蠍朕余霾鵑陵�用目的
�� 問い合わせに関する事項
�ぁ‘団蠍朕余霾鵑琉汰幹浜�措置に関する事項
�ァ‘団蠍朕余霾鵑亮卞眤寮�に関する事項
２．基本方針は、従業者に周知せしめるものとする。
第２章 管理体制
第５条（個人番号を取り扱う事務の範囲）
会社において個人番号を取り扱う事務は、次に掲げる事務に限定する。
� ―抄醗�等に係る源泉徴収事務、社会保険関係事務及び労働保険関係事務
�◆‐綉��，防嫂錣靴胴圓�事務
第６条（特定個人情報保護責任者）
会社は、特定個人情報等の取扱いに関して総括的な責任を有する特定個人情報保護責任者を設置するものとする。
２．特定個人情報保護責任者は、次の各号に掲げる事項その他会社における特定個人情報等に関する全ての権限と責務を有する。
� ）楜�程第４条に規定する基本方針の策定、従業者への周知、一般への公表
�◆）楜�程に基づき特定個人情報等の取扱いを管理する上で必要とされる事案の承認
�� 特定個人情報等に関する安全対策の策定・推進
�ぁ‘団蠍朕余霾鹽�の適正な取扱いの維持・推進等を目的とした諸施策の策定・実施
�ァ〇�故発生時の対応策の策定・実施
第７条（事務取扱担当部門）
会社は、次の部門ごとに特定個人情報等に関する事務を行うものとする。
� ―抄醗�等に係る個人番号関係事務に関する事務部門
第８条（事務取扱担当者）
会社における特定個人情報等を取り扱う事務については、前条に規定する部門ごとに事務取扱担当者を明確にするものとする。
２．事務取扱担当者は、次の各号に掲げる方法により特定個人情報等を取り扱う。
� 〇�務取扱担当部門ごとに取得した特定個人情報等を含む書類等（磁気媒体及び電子媒体（以下、「磁気媒体等」という。）を含む。）は、当該部門において安全に管理する。
�◆〇�務取扱担当者は、取得した特定個人情報等に基づき特定個人情報ファイルを作成する。
�� 従業員等の特定個人情報等を取り扱う事務取扱担当者は、源泉徴収票等を作成し、行政機関等に提出するとともに、従業員等に交付する。
３．事務取扱担当者は、特定個人情報等を取り扱う情報システム及び機器等を適切に管理し、利用権限のない者には使用させてはならない。
４．事務取扱担当者は、特定個人情報等の取扱状況を明確にするため、執務記録を作成し、適宜記録する。
第９条（管理区域及び取扱区域）
会社は、特定個人情報等の情報漏えい等を防止するため、第７条に規定する部門ごとに特定情報ファイルを管理する区域（以下、「管理区域」という。）及び特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域（以下、「取扱区域」という。）を明確にする。
２．管理区域とは、特定個人情報等を取り扱う機器等及び特定個人情報ファイルを管理するキャビネット等のある区域とし、他の区域との間仕切りの設置及びキャビネット等の施錠等の安全管理措置を講じることとする。
３．取扱区域とは、事務取扱担当者の机周辺とし、他の区域との間仕切りの設置及び座席配置等による安全管理措置を講じることとする。
第10条（従業者の教育）
会社は、従業者に対して定期的な研修の実施又は情報提供等を行い、特定個人情報等の適正な取扱いを図るものとする。
第11条（従業者の監督）
会社は、従業者が特定個人情報等を取り扱うに当たり、必要かつ適切な監督を行う。
第12条（特定個人情報等の取扱状況の確認）
特定個人情報保護責任者は、会社における特定個人情報等の取扱いが関係法令、本規程等に基づき適正に運用されていることを定期的に確認する。
２．特定個人情報保護責任者（及び代表者）は、執務記録の内容を定期的に確認する。
第13条（体制の見直し）
会社は、必要に応じて特定個人情報等の取扱いに関する安全対策に関する諸施策について見直しを行い、改善を図るものとする。
第14条（苦情等への対応）
会社における特定個人情報等の取扱いに関する苦情等があったときは、これに適切に対応する。
２．特定個人情報保護責任者は、前項の目的を達成するために必要な体制の整備を行うものとする。
第３章 個人番号の取得、利用等
第15条（個人番号の取得、提供の求め）
会社は、第５条に規定する事務を処理するために必要がある場合に限り、本人又は他の個人番号関係事務実施者若しくは個人番号利用事務実施者に対して個人番号の提出を求めることができるものとする。
２． 個人番号の提出を求める時期は、原則として個人番号を取り扱う事務が発生したときとする。ただし、個人番号を取り扱う事務が発生することが明らかなときは、契約等の締結時に個人番号の提出を求めることができるものとする。
第16条（本人確認）
会社は、本人又は代理人から個人番号の提出を受けたときは、関係法令等に基づき本人確認を行うこととする。
２．書面の送付により個人番号の提出を受けるときは、併せて本人確認に必要な書面又はその写しの提出を求めるものとする。
第17条（本人確認書類の保存）
提出された本人確認書類は、当該個人番号を利用する事務が終了するまでの間又は法定保存期間が終了するまでの間、これを適切に保管する。
第18条（個人番号の利用）
会社は、第５条に規定する事務を処理するために必要な場合に限り、個人番号を利用するものとする。なお、たとえ本人の同意があったとしても、利用目的を超えて個人番号を利用してはならない。
２．人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意があり、又は本人の同意を得ることが困難であるときは、前項の規定にかかわらず会社が保有している個人番号を利用することができる。
第19条（特定個人情報ファイルの作成の制限）
会社は、第５条に規定する事務を処理するために必要な場合に限り、特定個人情報ファイルを作成するものとする。
２．特定個人情報ファイルには、パスワードを付与する等の保護措置を講じたうえで適切に保存する。
