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マイナンバー制度 No12

 


目次を作りました。順番に見てね





マイナンバー制度について
マイナンバーの取り扱いマニュアル No12



マイナンバーの取扱マニュアル




別紙8  社内取決め






                             ○○○

特定個人情報の取扱いに関する社内取り決め

 

1、個人番号の取扱いに関する取扱責任者及び取扱担当者は以下の通りとする。

   本社   取扱責任者   

取扱担当者   

○○支店 取扱責任者   

取扱担当者   

 

2、個人番号の収集

 ・従業員の個人番号の収集は、各取扱担当者が行い本人確認を行う。

 ・従業員の扶養家族の個人番号は従業員本人が行う

 ・個人番号の収集方法としては「個人番号の提出のお願い」(別紙3)において行う。

  

3、個人番号の授受

 ・「個人番号の提出のお願い」の授受は取扱者が従業員本人から行い、その都度本人確認を行い、確認書類はその場で従業員本人に返却する。

 ・社員名簿を作り、全員の提出がなされているか、確認書類は返却できているのかチェックをする。(特定個人情報管理簿 別紙9)

 

4、本支店間の授受

 ・本支店間における「個人番号の提出のお願い」の授受は、簡易書留で本社担当者宛に送付する。

 ・送付の際には、必ず連絡を行い郵送日、受領日を確認する。

 ・簡易書留の控えは、きちんと郵便記録ノートに貼付をしておく。

 

本社―○○支店の場合

 ・〇〇支店に於いては本社取扱担当者がその都度受け取りに行く。

・授受が完了するまでの間の保管は鍵をかけて取扱担当者が保管する。

・授受は取扱担当者本人同士が行い、担当者以外には一時的でも渡さない。

 

5、管理保管

 ・「個人番号の提出のお願い」や給与所得者の扶養控除等(異動)申告書等の個人番号が記載された書類は、鍵のかかる場所に保管する。

   本社 保管場所     鍵保持者

   ○○支店  保管場所   鍵保持者

 ・〇〇支店に於いては、その都度本社取扱担当者が受取に行くので、保管をしてはならない。

 ・決められた機器及びソフト以外には、データー・情報を保存しない。

 ・本社以外では、特定個人情報をパソコン等に入力、保存しない。

 

6、特定個人情報の使用ソフト及び使用機器の特定

  ・使用するソフトは、 

  ・使用するパソコンは 

  ・〇〇支店では使用しない。

 

7、セキュリティ管理

 ・パソコンがインターネットに接続されている場合は、ウィルスソフト及びファイアーウォールを導入する。

 ・取扱担当者のパソコンには、起動時のアカウントを入力するようにして、誰でも起動できないようにする。

 ・使用するソフトにもパスワードを設けて、使用者を制限する。

 

8、情報のバックアップ

  ・パソコンのバックアップは固定式のハードタイプを用いて、携帯用のメモリー等は使用しない。

 

9、パソコンの処分

  ・古くなったパソコンや修理するパソコンでは外部に情報が漏れないようにするために、ハードディスクのフォーマットを行う。また、自分で処理できない場合は指定業者にて処分依頼する。

    処分するパソコン   :

    フォーマット日    :

    フォーマット確認者  :

    指定業者       :

    廃棄依頼日      :

    処理完了報告書受領日 :

    

  ・指定業者とは、誓約書を交わし情報漏洩を防止する。(別紙10

  ・廃棄する場合は、指定業者に処分を依頼し、指定業者からは廃棄証明を取る。

 

10、外部に提供した場合

  ○労務士等に送付する場合は、

   ・簡易書留めにする。

   ・宛先に個人名を記入する。

   ・親展で送る。

   ・送付案内兼授受確認書(別紙21)で受け取りの確認をする。

   ・チェック表に記入して授受確認漏れがないようにする。


平成27年11月25日





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