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マイナンバー制度 2

 目次を作りました。順番に見てね





マイナンバー制度について
マイナンバーの取り扱いマニュアル 2



マイナンバーの取扱マニュアル 

二、取扱い

1、マイナンバーの活用法

  マイナンバー(個人番号)を受け取ってから運用い至るまでの流れを周知するために、別紙1(マイナンバー制度について)を従業員に配布します。なるべく個人番号カードを取得することをお勧めします。

 

2、利用目的の通知書の作成

  従業員にマイナンバー(個人番号)を提出してもらうにあたり、まず、利用目的を明確にして従業員に通知しなければなりません。

  従業員に個人番号の提出のお願いをする際には、「個人番号利用目的通知書」を添付します。(個人番号利用目的の通知書:別紙2)

 

3、個人番号の提出のお願い

  個人番号の提出は、従業員本人とその扶養者のものが必要となります。「個人番号の提出のお願い」(個人番号の提出のお願い 別紙3)を各従業員に渡し記入してもらいます。この時「個人番号利用目的の通知書」(別紙2)も一緒に渡します。

身元の確認は本人のみとなり扶養者の確認は従業員にして頂きます。

 「個人番号の提出のお願い」を提出してもらったら本人確認を行います。

 

4、特定個人情報の取扱いに関する基本方針の作成

  各従業員及びその扶養者並びに取引先の個人番号を取扱うにあたり、「特定個人情報の取扱いに関する基本方針」を作成して、従業員に分かるよう表示(貼付等)しておかなければなりません。(特定個人情報の取扱いに関する基本方針 別紙4)

  尚、常時雇用する労働者が100名以上の事業所においては「特定個人情報取扱規程」の作成義務があります。(特定個人情報取扱規程 別途作成)

5、秘密保持に関する誓約書の作成

  個人番号は秘密事項となり、個人情報保護法よりも厳しい保護措置が求められています。その為、罰則が強化され適切な措置を講じていない場合は、特定個人情報保護委員会の監督の対象となり、漏洩があると罰則の対象となります。漏洩が故意でない場合でも過失漏洩で民事上の責任を求められ足りします。この為、機密事項を取り扱う従業者から誓約書を取り漏洩防止に努めなければなりません。(特定個人情報に関する誓約書 別紙5)

 

6、外部業務委託者に対する追加契約書の作成

  特定個人情報を使用する外部業務委託者(労務士、税理士等)に対して、特定個人情報に関する秘密漏洩防止の為の追加契約を行う。(業務委託追加契約書 別紙6)

  外部業務委託者が既に作成したものでも可

 

7、就業規則の変更

  特定個人情報の利用に当たり、その入手する方法・利用目的・取扱い・罰則等を就業規則に追加若しくは変更をしたものを労働監督基準局に提出します。(就業規則 別紙7)

 

8、社内取扱いの決め事を作成

 個人情報及び特定個人情報を取り扱うに当たり、責任者や従業者を明確にしその保管方法や取り扱い方、また本社や支店間の取扱い方法など具体的な取り決めを行っておかなければなりません。(特定個人情報の取扱いに関する社内取り決め 別紙8)

 

9、PC廃棄処理

 実際の事務作業ではパソコンに特定個人情報を入力して、給与計算や確定申告書の作成を行います。よってパソコンの修理や廃棄時にはパソコン内部の情報が漏えいできないようにしなければなりません。その為専門知識のある業者と修理及び廃棄の契約書を作成し、業者との取り決めを明確にして、その責任の負担をしなければなりません。(特定個人情報を有するパソコン等の修理及び廃棄に関する契約書 別紙9)

 

10、その他サンプル

 ・個人番号カード               (別紙11)

 ・個人番号・法人番号の利用例         (別紙12)

 ・対応が必要となる帳票            (別紙13)

 ・帳票の変更(源泉徴収票)          (別紙14)

 ・帳票の変更(子よぷ保険資格取得届/離職票) (別紙15)

 ・行政スケジュールと給与業務           (別紙16)

 ・給与所得者の扶養控除等(異動)申告書    (別紙17)

平成27年11月9日





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