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報告書とは

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報告書とは
 報告書の目的は何であろうか? 出張などに行くと報告書の提出を義務付けられているが、会社ではどのような報告書を提出していますか。よく見かけるのは感想文的なものが多く出張ではどこそこに行きました。こんな話をしました。と言った具合のものが多いのではなかろうか。しかしこれでは何のために出張に行ったのか、果たしてこれで何がどうなるのか分からない。
 報告書を意義あるものにするにはもっと具体的な結果や成果が必要であるし、もともと「何のための報告」なのか考えて書く必要がある。まず考えなければいけない事は会社での行動はすべて成果に繋げて行かなければならない。では成果につながる報告書のとはどのようなものだろうか?
「報告」これを辞書で引いてみると
「ほう」報:むくいる・・・結果として戻ってくること
「こく」告:つげる・・・・つげる。広く知らせる
こんなふうに考えてみると報告書は行動が結果として戻ってくるように皆に告げて約束をする文面っていうことになるのではないでしょうか?

ではどのような報告書の書き方がよいのでしょうか?
結果を導く文面のありかた。
いつ        期日、いつからいつまで
どこで       場所
だれと       取引先、相手
何を        品目、商品
どのようにして   計画、方法、手段
どんな数値で    単価、数量、金額

 ここで大事なことは具体的に表現する事です。 期日の限定と数値の記入です。どのような成果を生むことができるか具体的に明確に書く必要があります。言い換えてみれば計画書を具体的に書く事となります。
何のために書くのかが問題であり、「何のために」「誰の為に」が目的である事に気がつくことがポイントであるように思います。
 ただ単に、見たり・聞いたりしたことを話すことは報告ですが、報告書となると話しは違います。しかし、報告書でも相手のための報告書ならば、事の次第を私情を入れずに見たりしたままを話すことが大切です。上記で話した報告書とは、自分のための報告書です。まずは、報告書を誰の為に書いているのかを考えて書く必要がありますね。状況に応じた報告を心がけましょう。
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