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手順書

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マニュアルと手順書                      
 よくテレビニュースで事故などが起こると、事故防止マニュアルがあるかどうか、その通りできているかどうかが問題視されるが、果たしてマニュアルというものは、そんなに神様みたいなものだろうか?マニュアルは、和訳では、取扱い説明書となっています。しかし、最近の取扱説明書はやたらわかり難い。パソコンのマニュアルなどは、とても読んで解る代物ではありません。そもそも単語の意味がまったく解らないのです。おまけに解らない単語のせいで、尚更、意味不明の文面に仕上がっています。もう一つ言うならば、更に色々なパターンがあるようで、複雑怪奇になっている。そもそも説明書は万人が読んで解るようになっていなければ意味がないもののはずですが。ある程度理解している人が読んで解るようになっているようです。まったく知らない人が初めて手にして見ても、よく解るという説明書は少ないように思えます。事故防止マニュアルもそうです。長年努めてその仕事を熟知していれば解るのでしょうが、しかし、経験も考える力もないものが読むと、使えないのです、解らないのです。ましてや、マニュアルがあることすら知らないことが多いのではないでしょうか?あなたは自社の事故対策マニュアルのある場所を知っていますか。 そもそもマニュアルは、誰のためにあるのでしょうか?当然使う者のために、なければならないのですが。使う者が解らないマニュアルは、いくらあってもないのと一緒ではないのでしょうか。私は、マニュアルのことをマニュアルとは呼ばないようにしています。なぜならマニュアルと聞くと恰も万能薬のように聞こえるからです。私は、そこでマニュアルのことを手順書と呼ぶようにしています。しかも、その手順書は自分で作ったものでなければなりません。仕事を覚えて、実践に入る前にまずすることは手順書を作ることです。自分で手順書を作ることで見えない部分が見えてきます。手順書は誰が見ても解るように作成して行きます。言葉も小学生がわかる言葉を使います。難しい単語や語意は使いません。更に図解で説明を作っていきます。図を入れることで、まずすることは、自分で図を書くので、問題点にも気がつきやすくなります。ここまでが手順書の作成ですが、これでは不十分です。今度は手順所に沿って確認ができるかというチェックシートを作成します。特に自分の思い込みなどで勘違いしやすいところや癖で見落とし、しそうなところのチェック項目は細分にします。先ほど作成した手順書と、このチェックシートが1セットになって手順書が完成します。手順書には小学生でも解るように、解りきっていることも、こと細かく記載します。ここで敢えて小学生としているのは、これを誰でもとすると、どのレベルの人を対象としたものか解らないからです。理解力のない人でも小学生レベルでは理解できるはずです。決して小学生を馬鹿にするというのではなく、よく解りやすくするという意味合いです。自分しか解らなかったり、中略があったりしては駄目です。それと、実際にその仕事に携わってない人に、その手順書をもって、実際にやってみてもらうことです。何も聞かずにできれば、誰でもわかる手順書です。しかも、その手順書には、常識的な判断は使わないことです。誰でも常識的に、こんなことが危険だと解るだろうということも、常識的な判断で省いたりしてはいけません。あくまでも小学生の判断基準で解るようにしておくことです。一般的な常識は非常識であるということを念頭においておかなければ、ばかげた事故は防げません。

手順書における注意事項
1、 自分で手順書を作る
2、 場所などの確認は図を使う
3、 確認場所には番号をつける
4、 小学生でも解るようにする
5、 チェックシートを作る
6、 常識的な判断はしない
7、 誰かに手順書通りしてもらう
8、 チェックシートは、その都度チェックをする
9、 チェックをしたら第三者に確認してもらう
10、 手順書を万能だと思わないこと
11、 声に出して指差し確認をする
などなど
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