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段取り

段取りを考える

 仕事を遂行する為には、潤滑に仕事をこなしていかなければなりません。一つの大きな仕事は数個の小さな仕事から成り立っています。その小さな仕事をどのようにしてこなしていくかで仕事の遂行の度合いが変わります。満足のいく仕事を望むなら一つ一つの仕事を確実にこなしていかなければなりません。その為には計画を組んで、時間の経過の中での仕事の進め方を計画していきます。

 段取りは仕事の最初から考えるのではなく、求める結果から逆に仕事の流れを読み取り、計画の中に落とし込んで行きます。大きな一つの仕事を細分化することで、仕事の段取りが決まります。小さく細分化すれば仕事の内容も細かくなりより正確で確実な仕事となります。細分化を大きくすると行き当たりばったりの仕事となり、効率も悪く結果もいいものを得られません。

 

段取り

段取りは少しずつ目標に向かっていけるように、節目となるところに区切りをつけて、その後に段を取り除いていくことだと考えています。区切ることで仕事を簡単することができます。その仕切りをどのタイミングで行うのか、そのくらいのスパンで区切るのか、難易度はどの程度にするのか、他の仕事との兼ね合いをどうするのかといった要素を考えながら、時間軸と工程とをどのように組んでいくのかというパズルのようなものではないでしょうか。段度りは準備ですが準備の下にも準備が必要です。その準備と本筋とを順序良く並べることで仕事の効率が決まります。

 

計画と段取り

仕事を遂行する上には、まず計画を立てます。その計画を時間軸に沿って仕事を細分化します。細分化とは仕事を細かくすることですが目安をつけやすくするために、仕事と仕事の間に「段」(仕切り)をつけて行きます。結果から逆方向にイメージしていき、どのようなことを何時までにしなければならないかを考えていきます。大きく区切ると複雑になるので、切りがいい所で段をつけて区切っていきます。仕事をイメージするに当たり仕事を仕事として捉えるのではなく、イメージし易くする為に「作業」として仕事を分解します。作業は頭で考えるものではなく、「行動」としてイメージします。どのような行動をすればどのような結果となるかを考え、区切りのいい所で「段」という仕切りをしていきます。仕事の分解が出来たら、今度は最初から仕切りまでイメージしていき、仕切りと仕切りの段を上手く取り除いて次の仕事に結び付けられるかを考えます。このようにして段を取り除いていくことで、段取りをイメージすることが出来ます。

 計画はこの行動を日程表に落とし込むことで、締切日から行動を逆算して着手日を決めます。当然何らかのトラブルなどが発生するので余裕を持ったスケジュールを組みます。仕事を段取りよくするための基本は、「書き出す」ということです。イメージしたことをきちんと書き出すことが出来れば計画通りに行きます。もし上手く書き出すことが出来なければ、何か不足していることがあるということです。また、書き出すことによって不足している細かな点に気づきます。つまり書き出すことは手順を決めるということになります。

 

整理して考えると

1、仕事を作業に細分化するために仕事と仕事の間に「段」を付ける

2、仕事を作業として行動に置き換える

3、時間を意識した中で、優先順位を決める。

4、仕事全体の締切日を決めて、作業日程を決める

5、逆算して各作業ごとの着手日を決める

6、作業に合わせて原材料や資材の注文の日、納品日を決める

7、全てのことを書き出して、スムーズに繋げられるか(段を取る)を検証する

8、計画として工程表に落とし込む。

9後はその計画に沿って行動する。

10、途中で各作業ごとに確認を行う。

 

仕事は「段取り八分」と言われますが、すべての計画において段取りが行われていなければ、無理や無駄、漏れやミスが発生します。とにかくイメージして書き出すことで、上手く仕事を繋ぐことが出来るのではないでしょうか。

段取りというと何か段を取り除くような感じを受けますが、実際には段を付けること(区切りよくすること)を段取りというのではないでしょうか。

 

 

平成2112月8


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